Početni budžet za biznis retko obuhvati sve troškove koji se pojave čim posao krene, jer se prve kalkulacije obično svode na ono najuočljivije – kiriju, robu, poneku platu. Prostor između planiranog i stvarnog troška upravo je mesto gde mnogi novi biznisi već u prvim mesecima počinju da gube dah. U nastavku teksta ti troškovi dobijaju konkretan oblik, kroz kategorije koje se najčešće previde.
Zašto startni budžet često nije dovoljan?
Startni budžet retko puca zbog jedne velike greške. Češće je reč o gomili sitnijih izdataka koji se, gledano pojedinačno, čine bezazleno, ali zbir na kraju meseca izgleda potpuno drugačije od onoga što je planirano. Depozit za poslovni prostor, na primer, često se svede na jedan broj u glavi, dok u praksi obuhvata i kauciju, i unapred plaćenu kiriju, a ponekad i troškove agencije.
Slična situacija je i sa opremom. Osnovni troškovi poput nameštaja ili alata za rad uglavnom se predvide, ali prateća oprema, sitni alati, ambalaža ili materijal za pakovanje ostaju van prvobitne procene. Kada se sve to sabere, često se ispostavi da je za pokretanje potrebno između 20 i 30 procenata više novca nego što je inicijalno planirano.
Realan primer je mali lokal u kome vlasnik planira samo kiriju, robu i osnovnu opremu. U praksi se, već u prvoj nedelji, pojave i troškovi za signalizaciju, manju popravku instalacija i dodatni komad opreme koji nije bio na spisku. Svaka od tih stavki, sama za sebe, deluje kao sitnica, ali zajedno brzo čine novi, veći trošak.
Troškovi koji se ne vide na papiru
Osim direktnih izdataka za prostor i robu, postoji čitav sloj troškova koji se retko pojavljuje u prvobitnim projekcijama. Knjigovodstvene usluge su tipičan primer – mesečna naknada za knjiženje često se doživljava kao fiksna i mala stavka, ali u prvim mesecima poslovanja, kada se otvaraju dodatna pitanja oko registracije, poreskih obaveza ili promene statusa, taj trošak može porasti.
Softver za svakodnevno poslovanje spada u istu kategoriju. Bilo da je reč o programu za fakturisanje, alatu za praćenje zaliha ili jednostavnom rešenju za komunikaciju sa klijentima, mesečne pretplate se lako zaborave dok se planira početni kapital, a kasnije se sabiraju u redovnu stavku koja zna da iznenadi.
Pored depozita, knjigovođe i softvera, u tu istu računicu prirodno ulazi i fiskalna oprema, jer svaki maloprodajni ili ugostiteljski objekat mora imati fiskalnu kasu ili POS sistem usklađen sa zakonom.
Kada se poredi ePos cenovnik fiskalnih kasa sa prvobitnom procenom troška, često se pokaže da je razlika u ceni između osnovnog i primerenog rešenja veća nego što je početnik pretpostavio, jer u obzir treba uzeti i fiskalni štampač, i eventualni bar-kod čitač, i instalaciju softvera za maloprodaju.
Ova stavka, na prvi pogled tehnička i administrativna, u stvari pokazuje kako jedan deo opreme utiče na širu računicu pokretanja biznisa. Ako se fiskalna oprema uzme u obzir na vreme, uz proveru svih pratećih troškova poput instalacije i eventualne obuke osoblja, izbegava se situacija u kojoj se ova stavka pojavi kao neplanirani trošak baš u trenutku kada su rezerve već stanjene.
Kada obaveze stignu pre prihoda
Jedan od najtežih trenutaka za svakog početnika jeste period između otvaranja biznisa i trenutka kada prvi prihodi počnu redovno da pristižu. U tom razdoblju, obaveze prema državi, dobavljačima i zaposlenima ne čekaju da posao krene, već stižu po unapred definisanom rasporedu.
Porezi i doprinosi su tipičan primer obaveze koja ne trpi kašnjenje, bez obzira na to da li je prodaja u prvom mesecu ispunila očekivanja. Isto važi i za kiriju, koja se najčešće plaća unapred, kao i za eventualne rate opreme ili kredita uzetih za pokretanje posla. Kada se sve te obaveze poklope u istom periodu, čak i biznis koji ima dobar potencijal može se naći u situaciji privremenog nedostatka likvidnosti.
Ovde se vidi razlika između minimalnog ulaska u posao i pristupa koji ostavlja prostor za rezervu. Minimalan ulazak znači da je predviđen samo novac za pokretanje, dok održiviji pristup uključuje i rezervu za period dok prihodi ne počnu redovno da pristižu.
Ta razlika se najčešće ne primećuje na početku, ali postaje presudna već u trećem ili četvrtom mesecu, kada se prvi entuzijazam smiri i posao pređe u fazu redovnog funkcionisanja.
Zanimljivo je da isti obrazac važi i u obrnutom smeru. Preduzetnik koji od početka planira konzervativno, sa nižim očekivanjima od prodaje, često se lakše snalazi u ovom periodu, jer ne računa na prihod koji možda neće stići na vreme. Onaj koji planira optimistično, oslanjajući se na najbolji mogući scenario, izloženiji je iznenađenjima kada stvarnost bude sporija od projekcije.
Kako napraviti finansijsku rezervu bez panike?
Postavljanje finansijske rezerve ne mora da bude komplikovan proces, ali zahteva realnu procenu poslovnog plana.
Prvi korak je da se, pored osnovnih troškova pokretanja, izdvoji dodatni iznos koji pokriva bar dva do tri meseca redovnog poslovanja bez značajnog prihoda. Taj iznos ne treba da bude proizvoljan, već zasnovan na proceni fiksnih obaveza – kirije, plata, doprinosa i osnovnih režijskih troškova.
Praktičan pristup uključuje i jasno razdvajanje troškova na one koji su neophodni za start i one koji mogu sačekati. Evo kratkog pregleda koji pomaže da se izbegne panika kada se pojavi neplanirana stavka:
- Neophodno pre otvaranja – prostor, osnovna oprema, fiskalna kasa ili POS sistem, prva nabavka robe.
- Neophodno u prvim mesecima – knjigovodstvo, softverske pretplate, redovne režije.
- Može sačekati – dodatna oprema, proširenje asortimana, ulaganje u marketing većeg obima.
Kada se troškovi ovako podele, lakše je proceniti gde rezerva treba da bude najveća, a gde postoji prostor za odlaganje. Ovakav pregled takođe pomaže da se fiskalna oprema, softver za maloprodaju i ostala prateća tehnika sagledaju kao deo jedinstvene celine, a ne kao izolovani troškovi koji se rešavaju u hodu.
Realnost pokretanja biznisa retko odgovara prvobitnoj tabeli u Excelu. Skriveni troškovi, od depozita do fiskalne opreme, lakše se prevaziđu ako se uključe u plan pre samog starta, a ne nakon što se već pojave kao neprijatno iznenađenje.
